출장경비(Travel and entertainment - T&E)는 많은 조직에서 자유재량에 의해 지출되는 주된 원천입니다. 출장경비(T&E)는 매년 수백만 달러의 지출을 쉽게 수반합니다 . 이것은 운영비용을 줄이고 거래처 할인을 요구하기 위한 좋은 근거입니다. 샤베인 - 옥슬리 법안 (Sarbanes-Oxley Act) 같은 규제정책 요구사항은 출장경비(T&E expense) 청구(claims)를 관리하기 위한 효과적이고 자동화된 통제 수단을 시행할 더 절박한 이유를 제공합니다.

충장경비(T&E) 프로세스에 대한 관리를 어렵게 하는 점은 상당한 양의 거래 데이터가 있고, 종종 그것들은 수작업 검토 프로세스를 거치게 되며, 그리고 일반적으로 적절한 권한과 승인 절차없이 불충분한 내부통제의 형태로 다양한 IT 시스템과 어플리케이션에 저장되어 있습니다.

세밀하고 지속적인 내부통제의 검토는 운영의 효율과 계상된 손실 (bottom-line) 의 절약을 실현하기 위한 즉각적인 기회를 제공합니다 . 지속적으로 출장경비(T&E expenses)를 모니터링 하는 기술을 가진 솔루션은 이런 활동을 지원하고 재무통제와 리포팅의 효율성을 향상시킵니다.

출장경비(Travel & Entertainment Expenses) 를 위한 ACL 상시모니터링(Continuous Monitoring)는 비즈니스 활동을 모니터링하고 출장경비(T&E)에 대한 통제위반을 적발, 확인하기 위해 설계된 일련의 자동화되고 선 정의된 분석기법을 제공합니다.

지속적인 근거 상에서 자동적으로 운영되는, 출장경비(T&E Expenses)을 위한 ACL 상시모니터링은 통제 대상과 비즈니스 규칙에 대응하는 유효한 거래 데이터를 독립적으로 점검 확인합니다 . 그 분석기법은 많은 양의 데이터 내에 감추어져 있거나 거래의 구조와 프로세스를 통하여 은폐된 의심되는 활동, 오류 그리고 예외사항들을 확인합니다. 출장경비(T&E) 관리자들은 비즈니스 프로세스 상의 효율성을 모니터링 하는 동시에, 그것의 재정노출을 계량화합니다. 그리고 분석가와 감사들(auditors)은 그것들이 대두되기 전에 통제 문제를 조사하고 해결합니다. 조직은 비용을 줄이고 손실을 최소화하는 과정에서, 준법감시에 대한 더 큰 확신과 신뢰를 얻을 수 있습니다.

상시모니터링 분석기법은 샤베인 - 옥슬리 조항(Sarbanes-Oxley Section) 404 준법감시(compliance)를 위한 내부통제 기준으로 알려진 COSO (Committee of Sponsoring Organizations) 프레임워크를 지원하기 위해 고안되었습니다.

상시모니터링 분석기법에 의해 수행되는 통제 대상의 예는 다음과 같습니다.

  • 비용청구(Charging Expenses): 카드가 허위 또는 퇴사 직원에게 발급되었거나, 허위 혹은 허가 안된 거래처, 외국자산관리청에 등록(OFAC-listed) 된 다른 금지된 조직에게 판매하는지 여부를 모니터링

  • 승인 프로세스(Processing Claims): 부여된 한도 이상 구매 또는 부적절한 구매에 대한 모니터링

  • 정산(Reimbursement): 이중, 늦은 혹은 부정확한 지불이나 영수증이 없이 집행된 지불을 모니터링

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